Bilder i Access

Detta är en metod att knyta bilder till de olika posterna i en MS Access-databas utan att basen växer ohämmat, vilket sker om bilderna länkas enligt metoderna i Access' hjälpavdelning.

Metoden har framtagits för och tillämpats på föremålen hos några hembygdsföreningar, men kan givetvis användas i många andra sammanhang.

Access 2000 har använts för exempelbilderna. Handledningen förutsätter att du har åtminstone grundläggande erfarenhet av Access

Översikt

Access är ett mycket kompetent databasprogram, väl värt en närmare bekantskap. Det ingår i MS Office Professional. Man kan göra allt från enkla register med en enda tabell till mer komplicerade databaser med många tabeller som på olika sätt är knutna till varandra.

Exempel på det första, ofta kallat en platt databas, är en vanlig förteckning, där man antecknar olika egenskaper för föremål.

Exempel på den andra kategorin är när ett företag, som säljer ett antal produkter, utöver en tabell för produkterna kan tänkas vilja ha en anknuten tabell för leverantörerna och en tredje för kunderna. Var och en av dessa tabeller kan sedan vara förgrenad till tabeller för kontaktpersoner, fakturor, betalningar med mera.

Databasens tre delar

En databas består alltså i grunden av en eller flera tabeller som utgör behållare för informationen. Vidare finns ett eller flera så kallade formulär för att underlätta inmatning av nya data och för att visa en överblick av data för ett visst område. Slutligen finns rapporter för skärmvisning eller utskrift av önskade delar.

Dessa tre delar är åtkomliga från databasfönstret, som är ett slags central mittpunkt.

Databasfönstret hämtas vid behov med hjälp av ikonen i verktygsraden.

Planera databasen

Man bör skapa önskade tabeller och relationer mellan dem innan man börjar med att skapa formulär och rapporter.

Orsaken är att fält som man ändrar i efterhand inte automatiskt kommer in i formulären eller rapporterna i sin nya form.

Borttagna fält försvinner dessutom inte automatiskt. Det blir alltså en del extraarbete och risk för felaktigheter om man går för fort fram.

Vid konstruktionen av en databas bör man först tänka igenom vilka uppgifter man vill ha ut eller vad man vill uppnå med den. Man kanske vill ha en rapport i form av en alfabetisk totallista eller en lista ordnad efter lokal- eller hyllplacering, efter datum eller efter person som gjort registreringen.

Man bör alltså anpassa databasens innehåll till önskemålen. Den skall inte bli onödigt komplicerad, men den skall inte heller bli sådan att man i efterhand måste konstatera att den inte är tillräcklig och då mer eller mindre måste göra om arbetet.

Som vanligt gäller därför: Tänk efter före! Gör gärna först en testdatabas och mata in endast ett fåtal data av varje sort. Det kan bli ganska komplicerat att göra om en bas som redan innehåller tusentals data.

I fortsättningen skall jag bara uppehålla mig vid vad som behövs för att få in bilder i formulär och rapporter på ett smidigt sätt, dock kanske med några små utvikningar som förklaringar.