Databaser i Access

Samla dina data i accessdatabaser

De flesta av oss samlar på oss en massa uppgifter (data) om olika saker:

  • adresser och telefonnummer
  • mormors kakrecept
  • DVD-filmerna som vi har köpt och vilka som har lånat dem
  • mätningar i jobbet ger uppgifter som vi måste hålla reda på
  • prylarna i garaget

Det här vill vi ha ordning på. Vi vill strukturera våra data så att det blir lätt att söka i dem och hitta det vi behöver veta.

Dessutom vill vi kunna lägga till nya uppgifter, ta bort de inaktuella och sortera alltsammans på ett vettigt sätt.

Microsoft Access är ett program där man kan göra allt detta med sina data. Den som har jobbat med Microsoft Excel kan känna igen sig litet även i Access, eftersom det är tabeller man använder. De viktigaste skillnaderna mot Excel är att man bara lagrar data i tabellerna utan att göra några beräkningar, samt att man kan koppla ihop tabeller.

Databasfiler

En databas som sparas i Access ger en fil där namnet slutar på mdb. I en enda databas kan man skapa hur många tabeller som helst.

Man kan koppla ihop tabeller och då får man något som heter relationsdatabas, men det skall vi inte gå in på här.

När man öppnar en databas får man alltså tillgång till alla data i form av tabeller. En tabell är som ett rutnät där de rutor som ligger under varandra bildar en kolumn.

Flera kolumner

Låt oss säga att vi vill lagra en del uppgifter om alla kompisar. Om vi skriver allt i en enda kolumn – namn, adress, telefonnummer och e-postadress – finns visserligen alltsammans med, men det går till exempel inte att sortera uppgifterna på efternamn eller adress.

I stället delar vi upp alla data i flera kolumner. Varje kolumn får ett namn som beskriver vad för slags data som finns i just den kolumnen, till exempel Adress. Då ser vi genast att i den här kolumnen finns adresser och det går att sortera alla personerna i bokstavsordning men efter adresser.

Post och fält

Varje person skrivs in på en egen rad. På databasspråk kallas denna rad för "post". Varje ruta i raden kallas "fält". En post byggs således upp av en vågrät rad med fält och en kolumn av en lodrät rad med fält.

Installationen

Microsoft Access ingår i Microsoft Office Professional. När man installerar Access får man välja om man vill installera en exempeldatabas. Det kan vara bra att göra det, eftersom man lär sig mycket om hur en databas fungerar bara genom att undersöka en färdig databas.

Efter installationen startar man programmet via Start / Program / Access.

Access 2000

Den här guiden till Access beskriver Access 2000. Utseendet varierar litet mellan olika versioner, men allt fungerar på i princip samma sätt.

SupportData.Net
©